บทคัดย่อ

การบริหารโครงการก่อสร้างและปรับปรุงพื้นที่ของหน่วยงานภาครัฐ มีผู้เกี่ยวข้องเป็นจำนวนมากและจำเป็นต้องมีการดำเนินการด้านเอกสารอย่างเป็นระบบ ทั้งการส่งเอกสาร การตรวจสอบ และการพิจารณาอนุมัติ เพื่อเป็นหลักฐานประกอบการดำเนินงาน ภายใต้ข้อกำหนดการตรวจสอบของภาครัฐ ซึ่งการใช้เอกสารรูปแบบกระดาษก่อให้เกิดความล่าช้าในการเวียนเอกสาร การติดตามสถานะ และรับ-ส่งเอกสาร การศึกษานี้มีวัตถุประสงค์เพื่อประเมินประสิทธิภาพของการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) มาใช้ปรับปรุงกระบวนการจัดการเอกสารในโครงการปรับปรุงพื้นที่ของหน่วยงานภาครัฐ เพื่อลดความล่าช้าและข้อจำกัดของระบบเอกสารแบบกระดาษ โดยใช้วิธีวิจัยเชิงกรณีศึกษาเปรียบเทียบข้อมูลเชิงปริมาณและคุณภาพระหว่างกลุ่มโครงการปรับปรุงพื้นที่ที่มีลักษณะใกล้เคียงกัน ที่ใช้ระบบเดิมจำนวน 3 โครงการ และที่ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จำนวน 3 โครงการ ภายในพื้นที่มหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ ผลการศึกษาพบว่าการประยุกต์ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สามารถลดระยะเวลาในการอนุมัติเอกสาร เฉลี่ยร้อยละ 32 ทำให้จำนวนวันล่าช้าของโครงการจากปัญหาด้านเอกสารลดลงเฉลี่ยร้อยละ 9 และช่วยลดปริมาณการใช้ทรัพยากรกระดาษในโครงการได้ 600 - 1,700 หน้าต่อโครงการ นอกจากนี้ยังลดระยะเวลาการทำงานด้านเอกสารของผู้ที่เกี่ยวข้องเช่น การติดตามสถานะ การรับ-ส่งเอกสาร และการสืบค้นข้อมูล เนื่องจากสามารถใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารของโครงการได้

คำสำคัญ: การบริหารโครงการก่อสร้างภาครัฐ, ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์, การปรับปรุงกระบวนการจัดการเอกสาร

Abstract

Construction and renovation project management within government agencies involves numerous stakeholders and necessitates a systematic document workflow—encompassing submission, verification, and approval—to serve as operational evidence under stringent government audit regulations. Since the use of paper documents frequently causes delays, this study aims to evaluate the efficiency of an electronic document management system (e-Office) in improving document management processes in public sector renovation projects. The study focuses on how the system could mitigate delays and limitations inherent in traditional paper-based systems. Employing a comparative case study methodology, this study analyzed both quantitative and qualitative data from similar renovation projects within a public university campus. Three projects using the traditional paper-based document system were compared against three projects utilizing the e-Office system. The findings indicated that the application of the e-Office system significantly enhances document management efficiency by reducing the document approval duration by an average of 32%, which consequently decreases project delay days caused by documentation issues by an average of 9%. The system also decreases paper resource consumption by 600 to 1,700 pages per project. Furthermore, the system helps reduce the document work time of project participants, increases agility in status tracking, document delivery, and information retrieval, and provides a centralized storage area for archiving project documentation.

Keywords: Public Sector Construction Project Management, Electronic Document System, Document Management Process Improvement